第一章 总 则
第一条 为加强公司治理，规范公司行政办公及综合管理秩序，做好来宾接待管理、员工言行规范、钥匙管理及卫生管理工作，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司及其分、子公司。
第二章 来宾接待管理
第三条 做好来宾接待管理工作利于树立公司良好形象，展示公司精神面貌，改善公司内外环境，争取各届支持合作。来宾接待管理工作包括：主要任务、基本原则、程序规范、有关要求等。
第四条 主要任务有：
（一）安排客户实地考察、调研交流等活动。
（二）安排业务合伙人的业务交流、意向签约等活动。
（三）安排有关企业的业务合作、意向签约等活动。
（四）公司重要会议的会务工作。
（五）协助公司公关工作。
第五条 基本原则是：
（一）坚持顾全大局原则。强化公关意识，加大工作力度，注重公司形象，提高公司声誉。
（二）坚持规范化、标准化原则。按制度和程序办事，克服随意性，既使用通俗易懂的有效沟通方式，又注重公司形象、礼仪和程序性，做到有礼有节、规范标准。
（三）坚持厉行节约、量力而行原则。应根据来宾身份、人数和目的，确定公司陪同人员数量和招待物品配置，既要热情周到，又不能铺张浪费。
（四）坚持对口接待原则。综合事务部负责保障一般性接待工作，重要接待任务和其他部门联系的接待任务，由相应领导和部门对口接待，综合事务部予以配合。
第六条 程序规范包括：
（一）日常接待工作程序
1、接待前的准备工作有：
（1）了解和熟悉来宾基本情况。
（2）制订和落实接待计划，商定活动日程。
（3）做好其他细节工作。
2、接待中的服务工作有：
（1）安排专人迎接来宾。
（2）引导来宾进入接待房间。
（3）安排领导与来宾见面会谈。
（4）按照领导要求组织相关工作。
（5）按照领导要求安排就餐、送行等。
3、接待后的收尾工作有：
（1）诚恳征求来宾对接待工作的意见，并询问有无需要接待人员办理的事项。
（2）请示领导是否安排电话、登门等回访。
（二）日常接待工作规范
1、接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等礼貌用语。
2、打电话之前，要准备好记录用纸、笔或其他所需文件资料，不能等电话接通后再去找上述物品，让对方拿着听筒等候。
3、当来宾到访时，应热情迎接，主动引导来宾参观或到会议室交谈，要防止出现让来宾长久等候无人过问的情况。如本人有事离开工作岗位，应将办公桌上的文件资料保管好，以免泄密或丢失。
4、宴请来宾时，应根据宴请性质和规模不同，分为工作餐、聚餐和宴会，并根据来宾身份，确定不同人员陪同，按标准执行。
第七条 有关要求：
（一）周密计划、顺畅高效。根据领导意图及来宾要求，认真设计流程图、日程表，做到严谨细致、安全圆满。
（二）严守规定、严格标准。授权范围以外，任何人不得擅自向来宾做出任何决定和承诺，未经领导批准，私自安排的宴请等接待费用，一律不予报销。
（三）注重形象、展示风貌。着装整洁大方，谈吐风趣幽默，举止优雅得体，服务热情周到，以展示公司的良好形象和精神风貌。
（四）定期培训、提升素质。公司定期组织全体员工进行相关培训，熟悉接待常识，掌握礼仪规范，了解风土民情，提高能力素质。
第三章 员工言行规范
第八条 员工个人形象是公司整体形象的重要组成部分，每个员工的言行都是公司形象的反映与体现。热情礼貌的言行不仅体现出公司员工的综合素质，更体现出公司深厚的文化底蕴。员工言行规范主要包括：言谈规范、介绍规范、握手规范、名片使用、引导客人规范、吸烟规范、电梯使用规范等。
第九条 言谈规范应做到：
（一）恰当称呼他人。在社交场合，无论新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职称，这是对他人最基本的尊重。
（二）使用礼貌用语。在受到对方赞扬或帮助时应当表示感谢；在打扰或妨碍别人时，应表示歉意；在指称陌生的第三者时，应使用“那位先生”、“那位女士”等称呼。
（三）适时寒暄问候。正式交谈前的寒暄问候是展开话题的重要手段。寒暄问候时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及个人隐私或敏感话题。
（四）注重交谈礼仪。态度诚恳、语言亲切，不要插入、打断、讽刺、模仿他人说话；语气平和、语调平稳，不要言语过激或玩笑过分；掌握分寸、注意忌讳，切记交谈六不问（年龄、婚姻、住址、收入、经历、信仰）。
第十条 介绍规范应做到：
（一）介绍时，应将被介绍人的姓名、单位、职务、职称等介绍清楚，如“某某经理，这位是某某公司某某部经理某某先生”。
（二）介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，先将主人介绍给客人，先将男士介绍给女士。
（三）介绍时，应将手心向上、五指并拢，指向被介绍者。
第十一条 握手规范应做到：
（一）初次见面握手时，不应握满全手，仅握手指部位即可。
（二）握手时，伸出右手，上身直立微向前倾，目光平视对方，点头致意。
（三）握手力度应适中，力度太轻给人感觉无诚意，太重给人感觉过于鲁莽。
（四）握手时间一般在3秒钟以内，握一两下即可。
（五）如戴有手套，一定要脱掉手套再与对方握手。
（六）通常由年长者、职位高者、上级先伸手发出握手信号，年轻者、职位低者、下级再伸出手与之呼应。
（七）平级男士和女士之间，一定要女士先伸出手，男士再握其手。
（八）握手时切忌抢握，或者交叉相握。
第十二条 名片使用应做到：
（一）与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度略与胸齐，并使用规范用语：“我叫××，这是我的名片”。
（二）若想得到对方名片，可使用的规范用语为：“如果您方便，请留张名片给我”。
（三）接受名片时，双手接过对方名片仔细看一遍，细心收好，切忌随意丢放。
（四）若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，应虚心求教，避免引起误会。
第十三条 引导客人规范应做到：
（一）引导途中，引导者应走在客人侧前方，若被引导的是一群人，引导者应灵活处理，一般应在最前面的人的侧前方。
（二）指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，四指并拢伸直，指向所去方向。
（三）上楼梯时，引导者应走在客人后面。
（四）下楼梯时，引导者应走在客人前面。
（五）若有我方人员不认识的客人来访，引导者应相互介绍，顺序一般是先介绍我方人员给客人，再介绍客人给我方人员。
第十四条 吸烟规范应做到：
（一）工作时间不能在公共办公区内吸烟，可以到总裁室、事业发展部办公室或楼前等地方吸烟。
（二）若有访客欲吸烟，在征得对方同意后，可到总裁室、事业发展部办公室吸烟。
（三）在公共活动场合不宜吸烟，若要吸烟，先看有无禁烟警示及烟缸等，再考虑是否吸烟。
第十五条 电梯使用规范应做到：
（一）进入电梯时，让客人或领导先入，如果人较多，应注意用手按住电梯按钮以使所有人顺利进入。
（二）在电梯内尽量站成凹形，以方便后入者。
（三）电梯内空间较小，一般不宜交谈。
（四）出电梯时，应让客人或领导先行，若自己站在门口而同行者又较多，则应先出电梯，按住电梯按钮，等候他人出来。
（五）不得在电梯内丢放垃圾。
第四章 钥匙管理
第十六条 公司钥匙由综合事务部统一管理、配制，各子公司和各部门钥匙由各子公司和各部门负责人指定专人保管。
第十七条 公司门禁外安全锁钥匙配制若干把，由公司领导和指定的专人保管。
第十八条 档案柜钥匙由各部门指定专人保管，不得随意配制或借给他人使用，否则负连带赔偿责任。
第十九条 各部门办公区内钥匙由各部门指定专人保管。
第二十条 各工位的抽屉钥匙由所在工位人员负责保管。
第二十一条 各工位的抽屉备用钥匙由综合事务部统一保管，以备急需。
第二十二条 钥匙保管人应遵守以下规定，否则公司所受损失由保管人负赔偿责任，并视情节轻重给予处罚：
（一）离职时应将公司钥匙交回综合事务部。
（二）钥匙遗失时，应立即报告所在部门负责人。
（三）未经综合事务部负责人同意，不得随意配制钥匙。
（四）不得随意把钥匙借给外人使用。
第五章 卫生管理
第二十三条 舒适、优美、整洁的工作环境，可以展示公司良好形象，激发员工工作活力，不断提升工作质量。卫生管理工作主要包括：卫生标准、个人工位卫生、公共卫生维护、卫生区域划分等。
第二十四条 卫生标准是：
（一）门窗(玻璃、窗台、窗棂、窗帘)上无浮尘，地面无污物、污水、浮土。
（二）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘。
（三）水杯、文件夹、文件柜等桌面物品摆放整齐，办公桌上无浮尘，椅子摆放到位，个人隔断干净整洁。
（四）个人柜、公用柜内外无浮尘、污迹，柜内物品排列整齐、无灰尘，柜顶及表面保持洁净、无灰尘、无污迹。
（五）电脑、打印机等设备保养良好，摆放端正，无灰尘、浮土。
（六）办公室墙面、地面清洁干净，无杂物、无异味。
第二十五条 个人工位卫生应做到：
（一）员工上班前5分钟打扫个人工位卫生，整理文件及物品，保持办公桌及桌面、个人柜物品整洁整齐。
（二）个人物品、办公桌椅、文件柜、更衣柜等卫生由个人负责。
（三）离开个人工位时，应将座椅复位放好，桌面物品摆放整齐，下班时关闭电脑等电源插座。
（四）公司保密文件或资料应及时入柜保管，不得长时间放置在办公桌上。
（五）公司墙壁不得悬挂、张贴个人物品。
第二十六条 公共卫生维护应做到：
（一）注意保持地面、墙面及公共区域环境卫生，保持办公环境干净整洁，不得乱丢垃圾，不得随地吐痰，不得胡乱张贴。
（二）保持室内空气清新，不得在公共区域内抽烟、脱鞋、吃有异味的食物等。
（三）使用会议室人员要爱护会议室设施，保持会议室整洁，结束使用后要把座椅复归原位、摆放整齐，及时清理使用产生的垃圾，关闭电脑、投影、照明、空调等电器。
（四）上班前各区域负责部门应把开水烧好。
（五）不能乱倒茶水，不要把水洒到桌面和地面上。
（六）垃圾桶必须套上垃圾袋使用，并及时倾倒。
（七）抹布使用后必须清洗干净、叠好归位，笤帚、簸箕、吸尘器等器具用后复位。
（八）每日最后离开公司的人员，负责检查电源、电脑、照明、空调等是否关闭，关好窗户，锁好大门。
（九）办公区内摆放的绿植由综合事务部每周进行一次修剪、浇水、清洁等日常维护。
（十）地毯清洗由综合事务部每季度安排一次，各部门留人配合。
第二十七条 卫生区域划分：
（一）各部门负责的卫生区域每日上班前打扫一次，并倾倒垃圾，空工位由同一部门人员负责打扫。
（二）每周五下午，公司组织一次大扫除，全员参加。
（三）区域划分情况：
负责部门 | 卫 生 区 域 |
战略企划部 | 战略企划部办公室 |
事业发展部 | 事业发展部办公区 |
综合事务部 | 会议室、前台、会客处、综合事务部办公区 |
团队建设部 | 事业发展部办公室、团队建设部办公区 |
科技信息部 | 科技信息部办公室 |
财务中心 | 总裁办公室、财务中心办公室 |
第五章 附 则
第二十八条 本办法的制定、修改、解释由综合事务部负责。
第二十九条 本办法自发布之日起执行。
